견적서·거래명세서·영수증의 차이와 꼭 적을 것

한눈에 보는 차이

견적서는 거래 전에 "이 조건이면 이 가격에 해 드리겠습니다"라고 내미는 제안서입니다. 거래명세서는 물건이나 서비스를 주고받는 시점에 "무엇을 몇 개, 얼마에 넘겼는지"를 확인하는 내역서이고, 영수증은 "돈을 받았다"는 사실을 남기는 문서입니다. 순서로 보면 견적서 → 거래명세서 → 영수증입니다.

견적서에 꼭 적을 것

공급자의 상호와 연락처, 받는 분, 작성일과 유효기간, 품목·규격·수량·단가, 합계가 기본입니다. 분쟁이 가장 많은 곳은 부가세입니다. "별도"인지 "포함"인지 한 줄만 적어 두면 나중에 합계가 달라졌다는 다툼을 크게 줄일 수 있습니다. 납기, 결제 조건(선금·잔금), 견적에 포함되지 않는 비용(배송·설치 등)도 비고에 적어 두세요.

거래명세서와 영수증

거래명세서는 거래일, 품목, 수량, 단가, 금액, 합계를 적고 양쪽이 한 부씩 갖는 것이 보통입니다. 영수증에는 받은 날짜, 금액, 무엇에 대한 대금인지, 받은 사람의 이름이나 도장을 적습니다. 일부만 받았다면 "잔액 ○○원"을 같이 적어야 나중에 헷갈리지 않습니다.

자주 하는 실수

단가와 수량을 곱한 금액, 합계를 손으로 계산하다 틀리는 경우, 유효기간이 없어 몇 달 뒤에도 같은 가격을 요구받는 경우, 부가세 표시가 없는 경우가 대표적입니다. 이 사이트의 도구는 합계를 자동으로 계산하고 부가세를 별도·포함·없음 중에서 고르게 해 줍니다.

세금 증빙과의 관계

이 세 문서는 거래 내용을 정리한 서류일 뿐 세금계산서나 현금영수증이 아닙니다. 사업자 간 거래의 세금 증빙은 홈택스 등 별도 절차로 발급해야 하고, 어떤 증빙이 필요한지는 거래 상대와 금액에 따라 다를 수 있으니 세무사나 국세청 안내로 확인하세요. 사업자가 아닌 개인도 견적서나 거래명세서를 써서 낼 수는 있습니다.

보내기 전 30초 점검표

받는 분의 이름과 날짜, 품목별 수량과 단가의 곱, 부가세가 별도인지 포함인지, 유효기간, 입금 계좌와 예금주, 연락처를 한 번 더 확인하세요. 파일은 PDF로 저장해서 보내면 내용이 중간에 바뀌지 않고, 문서번호(예: Q-날짜-일련번호)를 붙여 보관하면 나중에 찾기 쉽습니다. 거래가 성사되면 견적서 번호를 거래명세서 비고에 적어 두 문서를 이어 두세요.